Почему кофе-брейк нужно организовывать тщательно, и зачем нужен кейтеринг
Формат кофе-брейка — перерыва на кофе во время мероприятия, — появился еще 1936 году в США. Тогда это был просто способ популяризации кофе, но со временем, американские предприниматели отметили реальную пользу таких перерывов для своего бизнеса.
Давайте же узнаем, почему кофе-брейки действительно нужны, как влияют на течение мероприятия, и как их правильно организовывать.
«Пауза небезразличия»
Человек может прожить без воды 8 дней, а без еды — все 70. Казалось бы, и конференцию или форум длиной в 3-8 часов переживет запросто. Но хотите ли вы, чтобы во время вашего мероприятия участники мечтали о скорейшем его окончании, чтобы отдохнуть, поесть и попить?
Грамотно организованный кофе-брейк — это не лишние затраты на мероприятие, а очень важная его часть. И дело не только в том, что участники понимают свою важность для вас, чувствуют уважение и небезразличие.
Уж поверьте, самые лучшие договоры о партнерстве заключаются именно на кофе-брейках, с их неформальным общением, а вовсе не в унылых кабинетах. Да, подписывают их, возможно, и в кабинетах, но именно во время кофе-брейка, потенциальные партнеры превращаются друг для друга в людей. Люди, а не «костюмы с деньгами или возможностями» заключают соглашения.
Люди знакомятся на кофе-брейках. Даже самый несговорчивый партнер во время кофе-брейка, возможно, вдруг заметит, что вы точно как и он, например выбрасываете баклажан с овощной шпажки.
Если ваше мероприятие научное, или исследовательское, поверьте, самые свежие идеи придут именно во время паузы. Где люди становятся людьми, а не безликими участниками.
Как организовать кофе-брейк?
Лирика — это хорошо. Но мы все еще помним, что кофе-брейк — это инструмент для успешного мероприятия. Расслабиться можно потом, уже с чашкой кофе, а к организации нужно подходить очень тщательно.
Есть всего 5 коротких правил эффективного кофе-брейка, сохраните и запомните.
- Качественный и крепкий кофе. Потому что все должны взбодриться.
- Легкие закуски с содержанием белка и углеводов в разумном количестве. Участники не должны быть голодными, но и не слишком переедать. Обе крайности только отвлекают.
- Фрукты или овощи обязательны. Они освежают и улучшают настроение.
- Своевременность. Хороший кофе-брейк должен быть вовремя. Не нужно тянуть до того момента, пока участники найдут засыпать. Кофе-брейк минимум раз в 2 часа.
- Организация на высшем уровне. Продемонстрируйте полную собранность: вежливый персонаж, свежие закуски, никаких задержек по времени.
Да, все очень просто. Но, когда планируется масштабное мероприятие, организация кофе-брейка может превратиться в настоящую катастрофу.
Объективно — лучше профи
Если вы планируете небольшое мероприятия, на котором будет до 10 человек, бесспорно, вам не обязательно заказывать профессиональную организацию кофе-брейка. Если у вас есть нужные навыки и ресурсы, вы справитесь.
Но если речь идет о масштабном мероприятии, на котором будет несколько десятков или сотен человек, самостоятельная организация кофе-брейка вряд ли увенчается успехом. Большое количество участников — это обязательно «что-то не так»: кому-то не хватило мини-бургеров, а для кого-то не предусмотрели веганское блюдо. И в таких ситуациях гораздо проще, когда все проблемы решаете не вы, а профессиональный персонал.
Вот для чего и нужен кейтеринг: пока вы занимаетесь самим мероприятиям, профессиональные повара и официанты занимаются организацией кофе-брейка, который станет надежным тылом для основного направления вашей встречи с гостями.
